Vilans bedwingt de registratieberg met schrapsessies

Zorgorganisaties worstelen met een wirwar van registraties. ‘Ze hebben te maken met voorschriften van zorgverzekeraars en zorgkantoren, richtlijnen en protocollen vanuit de beroepsgroep en wet- en regelgeving. Daar bovenop komen de interne regels en aftekenlijstjes,’ somt projectleider Else Stapersma op. Hoe ontwar je zo’n kluwen?

‘Wij organiseren samen met partners en beroepsorganisaties schrapsessies voor teams uit de gehandicaptenzorg en VVT, als onderdeel van het landelijke actieplan (Ont)Regel de Zorg. Je kunt ook zelfstandig met de methode aan de slag, bijvoorbeeld als je in een andere zorgsector werkt.

Samen breng je de registraties binnen jullie organisatie in kaart: zijn ze verplicht? Hebben ze nut? Kun je er zelf invloed op uitoefenen? Daarna pak je ze waar mogelijk aan.’ Dat aanpakken betekent overigens lang niet altijd schrappen.

Schrappen of snappen

Else: ‘Nuttige maar tijdrovende registratiesystemen kun je vereenvoudigen of ontdubbelen. Kort digitale formulieren in en zorg dat je gegevens zoals incidenten maar één keer hoeft in te voeren. En kan een slimme thermometer niet het dagelijks temperaturen van de koelkast vervangen? Is een registratie echt overbodig, durf er dan ook mee te stoppen. Denk aan het puur routinematig wegen van cliënten of afvinken van schoonmaaklijstjes.’

En soms is het gewoon al voldoende als je beter begrijpt waaróm je iets moet registreren. Dat je denkt: aha, logisch dat het zo moet. Daarom houdt Vilans behalve schrapsessies ook ‘snapsessies’. Daar gaan zorgteams in gesprek met regelgevende instanties. Je kunt er informeren naar de noodzaak van al die regeltjes, maar ook feedback geven over omslachtige registratiesystemen.

Aan de slag

Wil je de registraties in jouw zorgorganisatie tegen het licht houden en aanpakken? ‘Verzamel gelijkgestemde collega’s om je heen, liefst enthousiaste, daadkrachtige types die durven te veranderen,’ adviseert Else. ‘Organiseer eventueel zelf een minischrapsessie met de digitale toolkit op onze site, om bewustzijn te creëren. Of ruil ter inspiratie een dag van werkplek met collega’s van een andere afdeling of locatie, wie weet doen zij het veel slimmer.’

Het ideale ‘schrapteam’ bestaat niet alleen uit zorgmedewerkers, maar bijvoorbeeld ook uit een IT’er, een kwaliteitsfunctionaris, iemand van de administratie en een manager. Zo heb je de kennis en het mandaat aan boord om registraties echt aan te pakken en het bestuur mee te krijgen.

Meer werkplezier

Het vraagt wat initiatief, maar het is de moeite waard om met je collega’s de registratieberg te bedwingen. Hoe minder tijd je achter de computer doorbrengt, hoe meer tijd er is voor persoonsgerichte zorg. Dat is beter voor de cliënt én voor jou.

Je krijgt meer eigen regie over je werk en dat draagt bij aan je werkplezier en gezondheid. Dit sluit aan bij de aanpak InDialoog van IZZ. Het doel van die aanpak is een prettig organisatieklimaat: een open en veilige sfeer op het werk, die motiveert om problemen in de zorg samen aan te pakken. De overvloed aan registraties is een van die problemen. En dat deze kwestie lééft, bleek toen IZZ haar leden vroeg mee te denken over oplossingen voor de zogenaamde regeldruk: er kwamen duizenden reacties binnen.

Else begrijpt dat wel: ‘We merken dat enthousiasme ook bij de schrapsessies. Het geeft energie om te merken dat je invloed hebt op de regels!’