Meander, Dichterbij, Diakonessehuis en GGZ Drenthe pakken Regeldruk aan

In de ene meer dan in de andere, maar in alle branches wordt hard gewerkt aan het verminderen van de regeldruk. En sommige zorgorganisaties zijn zelfs al een heel eind op weg. Hieronder vier voorbeelden, uit elke branche een. Hoe hebben zij de regeldruk bestreden, en wat zijn de effecten van deze aanpak op de gezondheid van de medewerkers?

ZKH: Diakonessenhuis maakt korte metten met regeldruk

Het Utrechtse Diakonessenhuis schrapt kwaliteitsindicatoren en maakt korte metten met eindeloze checklists. Niet met het doel de krant te halen – wat overigens wél regelmatig gebeurt, maar om het werkplezier te vergroten en de patiëntenzorg te verbeteren.

Regels scherp beoordelen

Begin 2018 kondigde het Diakonessenhuis aan meer dan 100 kwaliteitsindicatoren te schrappen. Met deze indicatoren deed niemand in het ziekenhuis iets. Voortaan worden ze niet langer aangeleverd bij het Zorginstituut Nederland. Dat hoeft ook niet, want het gaat om indicatoren die vrijwillig worden aangeleverd. Toch is het “Diak” het eerste ziekenhuis dat daadwerkelijk stopt met het aanleveren van deze gegevens. In aanvulling op deze maatregel heeft het ziekenhuis ook het aantal checklists in het operatief proces sterk teruggebracht: van 22 naar 7. Elke bestaande regel of nieuw in te voeren regel wordt via de Trechter van Verdunning beoordeeld op noodzaak, werkzaamheid en doelmatigheid. De verschillende “schrapmaatregelen” hebben ertoe geleid dat medewerkers meer tijd en energie hebben gekregen. Tijd en energie die ze nu kunnen steken in de mensen om wie het werkelijk draait: de patiënten.

Blijere medewerkers en betere zorg

Hoofd Bureau Patiëntveiligheid Susan Fennis: ‘Voor het leveren van goede patiëntenzorg is eigenlijk maar één ding echt belangrijk: vertrouwen in de professionaliteit van je medewerkers. Wat je daarvoor terugkrijgt is betere zorg voor patiënten. En minder frustratie over onzinnige vinkjes die in het dossier gezet moeten worden. Natuurlijk gaat die bril af en dat hoorapparaat uit. Het is een beetje onzin en zonde van de tijd om daar vinkjes voor te zetten. Als daardoor de zorg die je aan een patiënt wilt verlenen in de knel komt, ga je met een bezwaard gemoed naar huis. Met alle ongezonde gevolgen van dien. Minder regeldruk leidt echt tot blijere medewerkers én betere zorg. 

Hoe het Diakonessenhuis 100 kwaliteitsindicatoren schrapte 

GGZ: GGZ Drenthe in dialoog

Sinds GGZ Drenthe startte met InDialoog van IZZ zit directeur Petra de Rijke regelmatig met de teams om de tafel. Deze dialoogsessies zorgen ervoor dat medewerkers zich meer gehoord, gezien en gesteund voelen. Óók als het gaat om het aanpakken van de regeldruk. 

Medewerkers voelen zich gehoord

De InDialoog-aanpak is gericht op het verbeteren van het organisatieklimaat. En daarmee ook op het verlagen van de werk- en regeldruk. Bij GGZ Drenthe merken ze dat de dialoog tussen teamleden onderling en vooral tussen teamleiders, bestuurders en zorgmedewerkers leidt tot meer verbinding. Het feit dat directeur Petra de Rijke regelmatig met de teams in gesprek gaat, zorgt ervoor dat medewerkers zich meer gehoord en gezien voelen. Regeldruk is zo’n thema dat in veel gesprekken komt bovendrijven. Medewerkers ergeren zich aan de vele regels, protocollen en administratie, hebben er soms echt last van. Met enkele actiepunten en een speciaal verbeterteam probeert GGZ Drenthe waar mogelijk de regelgekte te stoppen. Tegelijkertijd hebben veel regels ook een functie. In de aanpak van de regeldruk kijken medewerkers nu vooral naar het waarom en minder naar het moeten.

Samen zoeken naar oplossingen

Directeur Petra de Rijke (GGZ Drenthe): ‘Ik besefte niet dat mijn aanwezigheid als directeur zo’n verschil zou maken. Mensen waarderen het dat ik luister, meedenk en meepraat over een thema als regeldruk. Mede dankzij de dialoogsessies is binnen de organisatie een positieve ontwikkeling in gang gezet. De focus ligt nu niet meer op het delen van negatieve ervaringen, maar op het samen zoeken naar werkbare oplossingen. Samen zoeken naar oplossingen blijkt niet alleen efficiënt, maar draagt ook bij aan het werkplezier.’ 

Lees hoe de dialoog het verschil maakte bij GGZ Drenthe. 

VVT: MeanderGroep stelt cliënt boven tijd

MeanderGroep is een van de pioniers in het verminderen van regeldruk. De VVT-organisatie schafte in een pilot met VGZ en CZ de vijfminutenregistratie af. Daarmee waren de wijkverpleegkundigen verlost van de “stopwatchzorg”. En waren ze veel meer met hun eigen vak bezig, doordat de administratieve last een stuk minder werd. Vanaf toen konden ze elke cliënt de zorg geven die deze persoon nodig had.

Medewerkers nauw bij beleid betrekken

Inmiddels bestrijdt MeanderGroep regeldruk met een brede aanpak om de vitaliteit van medewerkers te verbeteren. Opvallend is dat MeanderGroep daarbij niet meer naar verzuimpercentages kijkt maar naar gezondheidspercentages. Sinds kort worden ook de medewerkers nauw bij het beleid betrokken. Om zo te checken wat wel en niet werkt. Dit is een essentieel verschil met de afgelopen jaren. Onderdeel van het vitaliteitsbeleid is de pilot Meander VitaalCheck, waar 500 medewerkers aan hebben meegedaan. Eigenlijk begint het pas echt na de check, dus na het invullen van de vragenlijst en het lichamelijk onderzoek. Mocht de uitkomst van de check daartoe aanleiding geven, dan kan een medewerker een gesprek aangaan met een van de participanten van het intern en extern ondersteunend netwerk van MeanderGroep. Rond de medewerkers staat een multidisciplinair team paraat, waarop ze kunnen terugvallen. Het doel is ze te faciliteren als ze ondersteuning vragen bij iets waar ze tegenaan lopen in hun werk alsook in hun privésituatie. Iemand die last heeft van regeldruk kan dus ook aankloppen. MeanderGroep vermindert niet alleen de regeldruk, maar probeert ook het regelvermogen van medewerkers te vergroten. Dit zal leiden tot een grotere autonomie. Meer autonomie zal voor een verlaging van de werkdruk en meer werkplezier zorgen.

Afname beleving regeldruk

Arno Hanssen, vitaloog bij MeanderGroep: ‘Het belangrijkste effect van onze maatregelen om regeldruk te verlagen, is dat de verpleegkundige of verzorgende niet meer vastzit aan een maximale tijd per cliënt. Zij heeft elke dag weer de ruimte om haar cliënten de zorg te bieden die ze nodig hebben. Het is dus ook niet meer nodig om zich administratief te verantwoorden wanneer het een keer afwijkt. Deze maatregelen resulteerden in een afname van de beleving van regeldruk, maar ook in cliëntgerichtere zorg. Het gaat niet meer om de uren of minuten maar om de cliënt. Als tweede positieve effect kunnen we aangegeven dat onze medewerkers niet meer bezig zijn met het “controleren” of de geleverde zorg binnen de indicatie blijft. Vroeger waren verpleegkundigen en verzorgenden steeds bezig met kijken of ze niet meer dan de indicatie leverden. En sturend of ze wel binnen de afgesproken bandbreedte bleven. Dit doen zij nu niet meer. Het enige waar ze nog naar kijken is het gemiddeld aantal uren per cliënt van hun team om te weten of ze wel in de pas lopen.’ 

Zo schiep de MeanderGroep meer tijd voor cliënten 

GHZ: Medewerkers van Dichterbij ontdekken eigen invloed op regelgeving

Ook bij Dichterbij in het Noord-Limburgse Gennep was regeldruk een probleem. Het leidde tot veel frustraties bij de medewerkers. De indruk binnen de organisatie was ook dat er meer regels waren dan nodig. Aanpak was gewenst.

Het kon allemaal veel eenvoudiger

Kwaliteitsadviseur Cassandra Verspeek volgde de training “Minder papier, meer tijd voor zorg” bij Vilans. Vervolgens organiseerde ze schrapsessies in de eigen organisatie. Waarbij ook telkens naar het doel van de administratie werd gekeken. En of de regels en registraties wel bijdroegen aan het leveren van goede zorg aan cliënten. Ook bij Dichterbij bleken het niet alleen externe partijen zoals de overheid en zorgverzekeraars die de regelberg veroorzaakten. Zelf maakte de organisatie ook veel regels.

De interne sessies bereikten het doel, het bleek allemaal veel eenvoudiger te kunnen. Zo werd een intern meldingsformulier voor incidenten met agressie teruggebracht van 46 tot slechts 15 vragen. Minder vragen maar met dezelfde informatie over het incident als resultaat. Dichterbij is verder ook met het zorgkantoor VGZ om tafel gegaan. Het zorgkantoor vroeg om het zetten van een handtekening onder het ondersteuningsplan, elk jaar opnieuw. Zonder dat er een wettelijke verplichting voor was. Het gesprek met het zorgkantoor heeft ertoe geleid dat die jaarlijkse handtekening op papier niet meer nodig is. Dat scheelt veel tijd. Tijd die de medewerkers nu aan de cliënt kunnen besteden.

Nieuwe energie aan team

‘Alleen al het bewust bezig zijn met het verminderen van regeldruk leidt tot meer werkplezier bij onze medewerkers’, zegt kwaliteitsadviseur Cassandra Verspeek. ‘In een schrapsessie ontstaan altijd nieuwe inzichten bij een team. Zo ontdekken ze dat er behoorlijk veel regelgeving is waar ze als team zélf invloed op hebben. Vaak zijn het interne regels en afspraken. Door die te herzien, creëren teams meer ruimte en tijd om met de cliënt bezig te zijn. Dat geeft nieuwe energie en leidt tot meer werkplezier. Zorgmedewerkers zijn ook niet in het vak gestapt om met administratie bezig te zijn. Ook vertrouwen is heel belangrijk: werken vanuit vertrouwen helpt namelijk om niet onnodig te vervallen in procedures, rapportages en papieren verantwoording.’

Bekijk het voorbeeld bij Dichterbij