Hoe meet je de werkdruk in je organisatie?
Iedereen gaat op een andere manier om met drukte op het werk. Wat de één werkdruk noemt, noemt de ander ‘lekker druk’. Dat maakt het soms lastig om de werkdruk binnen je organisatie duidelijk in kaart te brengen. Toch zijn daar wel manieren voor. In dit artikel vertellen we je hoe je de werkdruk in je organisatie meet.
De werkdruk in de zorg is (te) hoog. Je hoort het vaak en dat is terecht. Wist je bijvoorbeeld dat 48% van de zorg- en welzijnsmedewerkers momenteel een hoge werkdruk ervaart? Bijna een derde (29%) verwacht dat de werkdruk de komende maanden alleen nog maar verder toeneemt. Dat blijkt uit onderzoek van PGGM&Co en IZZ onder bijna 2.000 leden.
Energiegevers en energievreters
Een korte periode van werkdruk is voor de meeste mensen geen probleem. Bovendien is een beetje stress helemaal niet verkeerd. Stress is een natuurlijk overlevingsmechanisme. Het houdt ons scherp en alert.
Maar het gaat mis als de stress aan blijft houden en er te weinig energiegevers tegenover staan. In elke werksituatie zijn er namelijk energiegevers (motiverende factoren, zoals een goede band met collega’s en genoeg autonomie) en energievreters (stressfactoren, zoals regeldruk en een slechte sfeer).
‘Probeer niet te veel in te vullen voor je medewerkers’
De balans daartussen moet gezond zijn. Slaat hij door naar de verkeerde kant, dan kan (gezonde) werkdruk overgaan in werkstress. Op den duur kan dat tot fysieke en mentale klachten leiden en zelfs tot een burn-out. Een te hoge werkdruk zorgt er ook voor dat veel (jonge) zorgmedewerkers de zorg verlaten. Dat wil je als organisatie natuurlijk voorkomen.
Voor iedereen anders
Medewerkers met dezelfde functie, cliënten en leidinggevende hebben verschillende energiegevers en energievreters. Voor een deel hangt dat ook af van hun eigen capaciteiten (belastbaarheid) en privéomstandigheden.
Voor het meten van werkdruk bestaat dan ook niet één tool die altijd werkt. Je kunt wel meten hoeveel (over)uren iemand maakt en hoe hoog de hartslag is, maar dat is vaak niet de oplossing. Werkdruk wordt zoals gezegd door iedereen anders ervaren. Gelukkig zijn er wel andere manieren om de werkdruk in je organisatie in kaart te brengen:
1. Let op de signalen van werkdruk
Allereerst is het belangrijk dat je signalen op tijd oppikt. Observeer je medewerkers dus goed. Merk je dat hun gedrag de laatste tijd anders is? Zijn ze vergeetachtig, reageren ze kortaf of geprikkeld op collega’s en/of cliënten? En zien ze er vermoeid uit? Dat zou weleens kunnen wijzen op te veel stress.
2. Ga het gesprek aan met je medewerkers
Vermoed je dat werknemers last hebben van hoge werkdruk? Of geven ze dat zelf aan? Ga de dialoog aan en vraag waar ze last van hebben. Probeer daarbij niet te veel voor ze in te vullen, maar stel open vragen. En vraag gericht door.
Informeer ook eens naar de energiegevers en energievreters van je medewerkers. Waar krijgen ze energie van? Wat zorgt voor frustratie? En hoe kan hun werk zinvoller gemaakt worden? Schrijf dat samen op en koppel er heldere doelen aan.
Individueel of in teamverband
Zo’n gesprek kun je één-op-één voeren, maar ook in teamverband. Wie weet lopen meerdere medewerkers tegen hetzelfde issue aan of kunnen ze elkaar juist ondersteunen. Merkt een van jullie verzorgenden bijvoorbeeld dat het klaarzetten van medicatie hem of haar veel energie kost? Misschien vindt een collega dat juist een fijne taak en kan die het overnemen.
Tijdens een gesprek in teamverband kunnen medewerkers elkaar ook tips geven en ervaringen uitwisselen. Bijvoorbeeld op het gebied van grenzen stellen en een goede werk-privébalans bewaren.
Ben je al bekend met InDialoog?
Als je het lastig vindt om het gesprek over werkdruk te beginnen met je team, kan onze methode InDialoog helpen. InDialoog is een bewezen effectieve manier om een veilig en gezond organisatieklimaat te creëren. Alle lagen van de organisatie – medewerkers, leidinggevenden én bestuur – gaan met elkaar in gesprek. Samen zoeken jullie naar oplossingen om gezonder te werken en de werkdruk bijvoorbeeld te verlagen.
Al meer dan 100 zorgorganisaties hebben de methode toegepast. Het resultaat? Een hogere medewerkerstevredenheid, minder verzuim en een betere kwaliteit van zorg.
3. Zet enquêtes en/of vragenlijsten uit onder je medewerkers
Ook enquêtes en/of vragenlijsten bieden uitkomst bij het meten van werkdruk. We helpen je graag op weg met het meten van werkdruk. Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan met een van onze adviseurs Gezond werken. Als werkgever ben je sowieso verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te hebben. Daarmee breng je de risico’s in je organisatie – waaronder de psychosociale arbeidsbelasting – in kaart.
4. Blijf de werkdruk monitoren
Als je de werkdruk in kaart hebt gebracht, is het zaak om er iets tegen te doen. Samen met je medewerkers, andere managers en/of leidinggevenden en bestuurders ga je op zoek naar duurzame oplossingen. En voer je die vervolgens uit. Blijf de werkdruk in je organisatie ook daarna in de gaten houden.
Is de werkdruk in je organisatie nu niet zo hoog? Ook dan is het belangrijk om het onderwerp hoog op de agenda te hebben staan. Voorkomen is altijd beter dan genezen. Mocht de werkdruk in de toekomst weer toenemen, vanwege een hogere zorgvraag, dan wil je niet dat dit leidt tot burn-outklachten en verzuim. Daar is niemand bij gebaat: jij niet, je medewerker niet en de cliënten al helemaal niet.
Schrijf je in voor de training Gezond Werken 2.0
Als leidinggevende in de zorg heb je veel invloed op het werkplezier en de kwaliteit van zorg binnen je team. Met onze driedaagse training Gezond Werken 2.0 leer je jouw invloed optimaal in te zetten. Vanaf eind september 2022 begint er weer een nieuwe reeks bijeenkomsten. Ben jij erbij?
