‘De hoeveelheid administratie is nu net te doen’

Registeren, controleren, loggen, administreren … het is een tweede natuur voor Tamara Donkers en haar collega-analisten in het Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem. Ze onderzoeken bloed en andere lichaamsvochten in het medisch laboratorium. Zo kunnen artsen diagnoses stellen of nagaan of een behandeling aanslaat.

Nuttig of rompslomp

Kleine foutjes in het lab kunnen grote gevolgen hebben voor patiënten. Logisch dus dat alles dubbel gecheckt wordt, vindt Tamara. ‘Uitslagen laten we altijd controleren, want een vergissing is snel gemaakt.’ Maar er is een kantelpunt. Wanneer verandert verstandige administratie in bureaucratische rompslomp? Tamara: ‘Al onze werkprotocollen zijn gedigitaliseerd en up-to-date, dat vind ik heel nuttig. Toen ik hier achttien jaar geleden kwam werken, stond alles op losse velletjes papier, handgeschreven met her en der een vlek. In mijn ogen wordt het bureaucratie als het middel erger is dan de kwaal. Als een administratieve regel dient om kleine, ongevaarlijke fouten te voorkomen, mag die niet meer tijd opslokken dan het kost om die missers te corrigeren.’

Genoeg is genoeg

Een fulltime medewerker in de zorg brengt gemiddeld twee volle dagen per week door achter de computer. Tamara vindt het lastig in te schatten hoe dat bij haar is. ‘In elk geval is de hoeveelheid administratie nu net te doen. Maar meer moet het niet worden, genoeg is genoeg.’

Een deel van de zorgmedewerkers krijgt ook een naar gevoel van al die registratie: denken ‘ze’ soms dat ik mijn werk niet goed doe? Tamara begrijpt dat, maar herkent het zelf niet. Ze voelt zich niet aangetast in haar professionaliteit of beroepseer door alle verplichte administratie. ‘In het lab werken we nauwkeurig volgens protocol. Zo houden we de patiëntveiligheid op hoog niveau. Het registreren draagt eraan bij dat ik scherp blijf.’

Overbodige controles

Soms is het echter ook voor Tamara te veel, bijvoorbeeld bij de jaarlijkse externe controlebezoeken. Die hangen samen met de ISO-certificering van het laboratorium. Die extra audits komen bovenop de vierjaarlijkse accreditatie. Wat Tamara betreft zijn het grotendeels overbodige controles.

‘De bezoeken vragen veel voorbereiding van de leiding, de kwaliteitsfunctionarissen en de mensen op de werkvloer. Bij elke controle is er echter minder aan te merken. De feedback gaat steeds vaker over details. Ik hoop maar dat de extra audits zichzelf snel overbodig maken.’ 

Ook wat betreft de competenties van medewerkers stelt ISO eisen. ‘We moeten nascholing volgen, vakinhoudelijk overleg bijwonen en voldoende werken op alle werkplekken in het lab, zodat iedereen allrounder blijft. Dit registreren we digitaal. Ik begrijp de noodzaak, maar het zorgt wel voor minder vrijheid op werkvloer. Dat levert werkdruk op, vinden ook mijn collega’s, omdat we in het laboratorium al gebonden zijn aan strakke planningen.’

Steun in je werkomgeving

Zoals elke vorm van werkdruk is regeldruk niet goed voor je werkplezier en gezondheid. Het kan lastig zijn de overvloed aan regels in te dammen, omdat die vaak zijn voorgeschreven door de overheid, zorgverzekeraars of certificeringsorganisaties. In je eentje kun je daartegen weinig uitrichten.

Daarom helpt het als je je gesteund voelt in je werkomgeving. Door je teamgenoten, maar ook door je manager en het bestuur. In zo’n sfeer kun je delen waar je tegenaan loopt. Daarna kun je samen – met het team en met ‘rugdekking’ vanuit de leiding – op zoek gaan naar oplossingen.

Dat laatste is in het lab nog niet aan de orde, zegt Tamara: ‘De kwaliteitsmedewerkers hebben hun handen voorlopig vol aan het doorvoeren van alle regels uit het ISO-handboek – dat is vrij nieuw – en de wijzigingen daarin. Het waar nodig aanpassen van de registraties is pas de volgende stap.’

Een prettig organisatieklimaat helpt

Gelukkig kan ze haar ei prima kwijt bij haar collega’s. Zo’n goede sfeer op de werkvloer noemen we bij IZZ een prettig organisatieklimaat. En dat is goed voor je gezondheid, blijkt uit de IZZ-Monitor. Tamara herkent dit. ‘We hebben een fijn team met – toeval of niet – weinig ziekteverzuim. Als ik een fout maak, vind ik het niet erg dat collega’s dat zien in de registratie. Niemand reageert daar vervelend op, het is juist goed dat we van elkaar kunnen leren!’