In 5 stappen naar een gezond organisatieklimaat

Het werken aan een gezond organisatieklimaat gaat niet vanzelf. Toch hebben we tijdens het eerste jaar van de coronapandemie gezien dat bepaalde interventies direct positief effect hebben op het klimaat. Uit de Monitor Gezond werken in de zorg (2021) blijkt namelijk dat 71,3% van de zorgmedewerkers zich tijdens de coronapandemie gewaardeerd voelden door hun leidinggevende. Wat een flinke verbetering is vergeleken met de periode van voor corona. 

Betere communicatie

Een belangrijke reden voor deze toegenomen waardering? Leidinggevenden zijn beter gaan communiceren met zorgmedewerkers. Ook gaven ze meer prioriteit aan gezond en veilig werken. Denk bijvoorbeeld aan het faciliteren van voldoende persoonlijke beschermingsmiddelen, zodat medewerkers beschermd waren tegen corona. Ook lieten bestuurders de zorgprofessionals op de werkvloer echt meedenken over oplossingen. 

Dat geeft aan dat veel zorgorganisaties in deze intensieve periode belangrijke stappen hebben gezet. Weliswaar noodgedwongen door de heftige coronawerkelijkheid, maar het biedt dus ook een interessante les voor de toekomst. Een organisatieklimaat met meer aandacht en betrokkenheid en betere onderlinge communicatie sluit beter aan op de behoeften van medewerkers. Gezond werken krijgt binnen een gezond organisatieklimaat meteen een boost.  

Het verschil tussen organisatiecultuur en -klimaat

Maar voordat we je vertellen hoe je dat als organisatie nou precies doet, geven we een korte uitleg over de begrippen organisatieklimaat en organisatiecultuur. Wat houden deze in? En waarom is organisatieklimaat relatief eenvoudig te beïnvloeden?  

De organisatiecultuur kun je zien als de wortels van de organisatie. Die bestaan uit de normen en waarden die medewerkers met elkaar delen. Vaak zijn deze er in de loop der jaren ingeslopen. Of ingegeven door de historie van een organisatie. Een voorbeeld is een organisatie die gekenmerkt wordt door een ‘doeners’-mentaliteit. Zoiets zit dan diep ingebakken in het collectieve brein van zo’n organisatie, soms ook wel het DNA genoemd. 
 

Het organisatieklimaat is meer op de oppervlakte dan de organisatiecultuur. Het is zichtbaar en daardoor ook goed beïnvloedbaar. Het klimaat bestaat vooral uit de afspraken die je met elkaar hebt gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan de protocollen die worden gebruikt. En aan de regels en afspraken over de omgang met elkaar en je patiënten. Dus: het klimaat gaat vooral over de manier HOE je dingen regelt en doet. Het goede nieuws: afspraken kun je relatief eenvoudig wijzigen. Tenminste, als je met elkaar in dialoog treedt en je als teamleider (samen met je bestuurder) de juiste voorwaarden schept voor verandering van dat klimaat.

De 5 bouwstenen voor een gezond organisatieklimaat

IZZ weet door jarenlang onderzoek dat organisatieklimaat een belangrijke knop is waaraan je kunt draaien om gezond werken in de zorg te bevorderen. En dé sleutel tot een gezond organisatieklimaat is het bespreekbaar maken van interne knelpunten, het starten van een structurele dialoog. Hoe je dat doet? Dat leggen we je uit aan de hand van de vijf cruciale bouwstenen van een gezond en veilig organisatieklimaat.

1. Maak als zorgbestuur gezond en veilig werken tot prioriteit

Ben je bestuurder of zit je in het hoger management? Voor zorgmedewerkers is het enorm belangrijk dat je van gezond en veilig werken een prioriteit maakt. Niet alleen in woorden, maar ook in daden. Wil je een initiatief invoeren om gezonder en veiliger te werken? En heb je het daarover tijdens een overleg of op personeelsbijeenkomsten? Stel het niet uit en ga tot actie over. En laat dan ook je gezicht zien op de afdelingen. Zo verklein je de afstand tot het zorgpersoneel en laat je zien dat je betrokken bent bij een gezond organisatieklimaat.

2. Blijf als leidinggevende nauw betrokken bij gezond en veilig werken

Als leidinggevende begeleid je als gespreksleider een structurele teamdialoog over een gezond(er) organisatieklimaat. Je voorkomt hierbij dat de gesprekken leiden tot eindeloze discussies, je zorgt er juist voor dat de echte pijnpunten helder worden. Vervolgens ga je samen met het team op zoek naar oplossingen en verbeterpunten. Daarnaast bied je als leidinggevende ondersteuning bij het implementeren van oplossingen op de werkvloer.

3. Stel heldere groeps- en gedragsnormen op over gezond en veilig werken

Weten we nog van elkaar waar we professioneel voor staan? Het kan nooit kwaad om nog eens goed te kijken naar de verschillende procedures en afspraken. Zijn ze nog actueel? Of kan het protocol om fysieke overbelasting te voorkomen eigenlijk beter een update gebruiken? En wat moet een medewerker doen als die te maken krijgt met agressie en geweld? Door hierover in gesprek te gaan, leggen je de pijnpunten bloot en kun je samen gericht stappen zetten naar een gezonder en veiliger werkklimaat. 
 

4. Zorg voor open communicatie

Spreek niet alleen óver medewerkers, ga als bestuur en management actief de dialoog aan met medewerkers en de teams. Daardoor ontstaan boeiende gesprekken. Anouk ten Arve, programmamanager Gezond Werken bij IZZ: ‘Bestuurders die hun verantwoordelijkheid nemen voor een gezond organisatieklimaat, gaan geregeld de vloer op en praten met hun medewerkers. Zij zorgen voor verbinding en vertrouwen en bieden ruimte voor vakmanschap en eigen verantwoordelijkheid.’

5. Laat zorgmedewerkers meebeslissen

Is er een oplossing bedacht voor een issue op de werkvloer, zoals een ingewikkeld protocol? Dan is het van groot belang dat je je beoogde oplossing niet alleen van bovenaf oplegt. Laat medewerkers meebeslissen en sta open voor hun inzichten. Dit motiveert je teamleden en draagt bij aan een omgeving waarin zeggenschap en verantwoordelijkheid worden gedeeld. Mogelijk brengt dit je ook op ideeën of bij methoden waar je niet eerder aan had gedacht.

Extra voordeel: omdat je samen met het hele team de verantwoordelijkheid deelt voor gezond en veilig werken, is de kans groter dat een interventie binnen de hele organisatie wordt gedragen.

InDialoog van IZZ

Direct aan de slag met de bouwstenen van een gezond organisatieklimaat? Dat kan met InDialoog, een bewezen effectieve methode die het gesprek binnen organisaties professioneel faciliteert. Het gesprek tussen teamleden onderling. Tussen het team en de teamleider. En niet onbelangrijk: tussen het team en de bestuurder(s). 

Het programma behandelt elke gespreksronde een nieuw thema. Een thema dat het team en de teamleider zelf kiezen. Vaak is dat een onderwerp waarbij het team knelpunten ervaart. Dat kan fysieke belasting zijn. De manier van roosteren. Maar ook de te hoge werkdruk.
 

Uit ervaring weten we dat mensen na drie gespreksrondes makkelijker met elkaar de dialoog over veilig en gezond werken aangaan. Dan zit het voeren van de dialoog in het ‘systeem’. Daarna is het hebben van een dialoog een onderdeel van het nieuwe organisatieklimaat.