Zorgsucces

Team- en projectleider over InDialoog: Op weg naar een 8+

Zorgorganisatie Amarant wil dat alle medewerkers iedere werkdag een 8 of hoger geven als rapportcijfer. Daarom heeft ze met de IZZ-aanpak InDialoog een programma ingericht rondom verzuim en werkplezier. ‘Er moet aandacht zijn voor hoe je je als medewerker voelt.’

Foto Amarant

Amarant is een zorgorganisatie in Noord-Brabant voor mensen met een verstandelijke beperking, autisme of hersenletsel. Er werken 5.100 medewerkers. ‘Wij hebben te maken met grote uitdagingen’, ziet Martijn Lunenborg, projectleider Werkplezier & Duurzame inzetbaarheid. ‘De grootste is het op orde krijgen van de teams, zodat we kunnen blijven voldoen aan de vraag van onze cliënten. 

Daarnaast zijn arbeidsmarktvraagstukken, werkdruk, verzuim en verloop ook belangrijke thema’s. Ons verzuim was te hoog, het werkplezier te laag. Dat moet anders. Werkplezier en duurzame inzetbaarheid zijn nu strategische speerpunten.’ Manager krachtige teams Jeugdzorg Roland Maas bevestigt dat het werkplezier op de helling staat. ‘Vooral door de werkdruk. In mijn team is die vooral het gevolg van de complexe doelgroep, maar ook van regelverantwoordelijkheid. Bovendien is het moeilijk om mensen te behouden.’

Waardevolle dialoog

In de visie van Amarant gaat het bij werkplezier om willen werken (motivatie), kunnen werken (fysieke en mentale gezondheid) en de juiste werkomgeving. Daaronder liggen talloze factoren, die iedereen anders ervaart. ‘Daarom verbeter je werkplezier of verzuim niet met het organisatiebreed aanbieden van yogalessen’, illustreert Lunenborg. Maar waarmee dan wel? In de visie van Amarant definiëren en bespreken teams hun eigen thema’s en bepalen ze waarop ze vooruitgang willen boeken. Met als centrale vraag: wat is werkplezier voor jou, en wat niet?

Om deze aanpak uit te voeren, gebruikt Amarant de aanpak InDialoog van IZZ. Die bestaat uit een cyclus van teampeiling, teamdialoog en dialoog met een bestuurder of directeur. Elke cyclus wordt driemaal doorlopen, vertelt Lunenborg. ‘Dat creëert aandacht, verbinding tussen teamleden en organisatie, én een waardevolle dialoog over wat er beter of anders kan.’

Eenrichtingsverkeer

Uit de teampeiling in de teams van Maas bleek dat het rooster en de communicatie beter konden. Maas: ‘Voorheen hoorde je als manager aan wat er speelde. Of deed je je mededelingen. Het was eenrichtingsverkeer. Met InDialoog ontstaan boeiende gesprekken. Het is bovendien mooi dat teamleden de verantwoordelijkheid nemen om het beter te maken.’

'Door de betrokkenheid van een bestuurder voelen medewerkers zich gewaardeerd’

Managers worden vooraf intensief getraind. ‘Veel geleerd’, beaamt Maas. ‘Onder meer over het stellen van de juiste vragen en hoe je tot de kern van een signaal komt. Ik ben geneigd om voor oplossingen in de lead te blijven. Maar daar wordt het team niet beter van en het haalt de dialoog onderuit.’ Ook de raad van bestuur en het directieteam doorliepen een training en een complete gesprekscyclus. Binnenkort gaan de teams van Maas in gesprek met een bestuurder. ‘Door de betrokkenheid van een bestuurder voelen medewerkers zich gewaardeerd’, verwacht hij. ‘Het laat zien dat betrokkenheid niet bij de manager stopt.’

Finetunen

De peilingen en dialoogsessies leveren waardevolle informatie op. Lunenborg: ‘Dit programma geeft organisatiebrede input over wat er speelt en legt bloot wat nog niet goed geregeld is. Inzichten gebruiken we voor breder beleid en daarmee organisatieontwikkeling.’ Organisatie en methodiek worden voortdurend aangepast en gefinetuned op basis van ervaringen en resultaten. Zo kwam er een taskforce met vertegenwoordigers uit ondersteunende diensten. 

‘Vaak hebben teams goede ideeën, maar weten ze niet wat er organisatorisch of wettelijk kan.'

Lunenborg: ‘Vaak hebben teams goede ideeën, maar weten ze niet wat er organisatorisch of wettelijk kan. De taskforce geeft kaders voor de regelruimte. Bovendien heeft de taskforce overzicht over waar teams mee bezig zijn, waardoor vergelijkbare casussen sneller kunnen worden geregeld.’ Daarnaast organiseert Amarant ondersteunende activiteiten om enthousiasme onder de teams aan te wakkeren. ‘Teams moeten zichzelf aanmelden. We nodigen elk team uit om mee te doen, maar ze zijn vrij om nee te zeggen.’ Maas juicht dat toe. ‘Aanvankelijk vonden teamleden het een moetje. En er moet al zo veel. Door het in het juiste perspectief te plaatsen en de toegevoegde waarde te laten zien, ebde die weerstand snel weg: het is niet iets erbij, maar een nieuwe visie op teamoverleg.’

Ertoe doen

Amarant startte in mei met InDialoog. Lunenborg: ‘Ons doel is dat alle medewerkers iedere werkdag een 8 of hoger geven als rapportcijfer. Voor nieuwe werkpleziercijfers is het nog wat te vroeg, maar toch zijn al hoopvolle neveneffecten zichtbaar. We horen vooral dat collega’s het prettig vinden dat er tijd en aandacht is om het over henzelf te hebben. “We doen ertoe”, zeggen ze. En dat is waar het ons om draait. We leveren een arbeidsintensief product, medewerkers zorgen dat onze cliënten een waardevolle dag ervaren. Daarom verdienen ze het dat wij zo goed mogelijk voor hen zorgen.’

Manager HR Ester Zeeman: daarom InDialoog

‘Als organisatie zijn we zo’n twee jaar geleden al begonnen met visievorming rondom werkplezier en duurzame inzetbaarheid. We hebben goed gekeken wat er buiten gebeurt, maar ook binnen. En we hebben onszelf de vraag gesteld of dat goed genoeg is. In dat voortraject hebben we veel geïnvesteerd, samen met bestuur, directie, toezicht en medezeggenschap. Dat is de basis voor succes. 

'De kracht van InDialoog is dat het onze medewerkers centraal zet.'

Vervolgens hebben we een methode gezocht die het beste bij onze zorg- en organisatiecontext past. Een methode die teams in hun kracht zet, managers in de juiste positie zet en medewerkers met elkaar verbindt. Dat past bij onze kernwaarde ‘verbinding’. De kracht van InDialoog is dat het onze medewerkers centraal zet: we horen wat er speelt, luisteren écht en maken het klein: wat is voor jou een oplossing? Wat heb jij nodig? Dat maakt werkplezier geen onderwerp, maar een echte prioriteit.’